Stock y catálogo en PrestaShop: cómo conciliarlos después de una incidencia

La tienda vuelve a funcionar, pero algunos productos aparecen agotados aunque quedan unidades en el almacén. O sucede lo contrario: se pueden comprar artículos que ya no están disponibles. Después de una importación fallida, una restauración o una interrupción de la conexión con un proveedor, cambiar una cifra puede ocultar el síntoma sin resolver su origen.

Esta guía propone cómo organizar la revisión con tu responsable de almacén y tu soporte técnico. No sustituye el diagnóstico de tu instalación: la versión de PrestaShop, los módulos, los estados de pedido y las conexiones externas pueden cambiar el comportamiento.

Primero, decide qué dato debe prevalecer

Pregunta quién mantiene el inventario: ¿PrestaShop, un ERP, el proveedor o una combinación de fuentes? Conviene acordarlo por campo. Un proveedor puede actualizar disponibilidad, mientras tu equipo controla precios y descripciones. No hay por qué permitir que una importación sobrescriba todo el catálogo.

Antes de intervenir, deja por escrito quién autoriza el ajuste y qué sistema volverá a enviar datos. Si corriges la tienda y una tarea automática recupera después el archivo anterior, la diferencia puede reaparecer. El técnico debe decidir si hace falta pausar temporalmente esa sincronización y cómo reanudarla; no desactives conexiones sin valorar qué pedidos o procesos dependen de ellas.

Compara referencias concretas, no solo nombres

Selecciona una muestra pequeña que permita entender el problema: una referencia afectada, una que funciona y una con variantes. Registra la hora de la comprobación para no comparar datos capturados antes y después de una venta.

La documentación de stock de PrestaShop distingue la gestión del producto simple de la de sus variantes. También contempla qué ocurre cuando se agotan las existencias. Por eso, que una ficha siga permitiendo comprar no demuestra por sí solo que tenga unidades disponibles.

Para cada referencia, reúne:

• identificador del producto y, cuando corresponda, de la combinación;
• talla, color, formato u otro atributo que distinga esa variante;
• cantidad y disponibilidad mostradas en la tienda;
• cifra del sistema que gobierna el inventario, con fecha de consulta;
• último intercambio conocido y resultado de la sincronización;
• pedidos pendientes relacionados, sin incluir datos personales innecesarios.

Un nombre parecido no basta para emparejar productos. Si una referencia fue reutilizada o una variante cambió de identificador, revisa la correspondencia antes de lanzar otra importación completa.

Separa unidades físicas, disponibles y comprometidas

Contar cajas en una estantería no equivale siempre a contar unidades vendibles. Parte del material puede estar pendiente de expedición. La FAQ técnica de PrestaShop 9 explica las cantidades físicas, disponibles y reservadas y cómo evolucionan durante el pedido. Es una referencia de esa versión, no una garantía de que cualquier módulo siga exactamente el mismo recorrido.

Ejemplo hipotético: hay diez unidades físicamente presentes, pero tres corresponden a pedidos aún sin preparar. Copiar diez como cantidad vendible sin revisar esos pedidos podría ofrecer unidades ya comprometidas. El objetivo no es que todas las pantallas enseñen la misma cifra, sino que sus diferencias tengan una explicación coherente.

Busca el momento en que se produjo la diferencia

Pide una revisión cronológica: último dato correcto, cambio aplicado, primera discrepancia y operaciones posteriores. El registro de movimientos de PrestaShop 8 aporta referencias, variaciones de cantidad, fechas y tipos de movimiento. Es una ayuda para investigar, no un registro universal de todo lo que haga cualquier integración.

Si hay ERP o proveedor externo, habrá que contrastarlo con sus registros. Un mensaje de «tarea terminada» no demuestra que todas las referencias se hayan aceptado: interesa saber qué filas se procesaron, cuáles fallaron y si se reintentaron. Comparte los registros por un canal seguro, ocultando claves y datos de clientes.

No restaures el catálogo sin revisar lo ocurrido después

Una copia anterior puede contener cantidades que ya no reflejan ventas, devoluciones o entradas recientes. Antes de restaurar, identifica la fecha del respaldo y cómo se conservarán o conciliarán los cambios posteriores. Restaurar toda la base de datos para arreglar unas referencias puede afectar también a pedidos que sí estaban correctos.

Elige con soporte la intervención de menor alcance que resuelva la causa. Si se necesita una importación correctiva, acuerda los campos afectados, la copia de seguridad, el lote inicial y el criterio para detenerla. Evita ajustes directos de base de datos improvisados.

Qué pedir antes de dar la incidencia por cerrada

No basta una captura inmediatamente después de guardar. Propón un cierre con estas comprobaciones:

1. Las referencias de la muestra tienen la correspondencia correcta entre sistemas.
2. Las cantidades se explican teniendo en cuenta los pedidos pendientes.
3. La ficha muestra la disponibilidad prevista para cada variante.
4. La siguiente sincronización no deshace la corrección.
5. Quedan registrados los productos pendientes, el responsable y la siguiente revisión.

Cuando sea necesario probar una compra, debe hacerse en un entorno y con unos efectos acordados, sin cobros ni expediciones reales no autorizados. Puedes usar nuestra guía de pruebas de compra después de un cambio en PrestaShop para definir ese paso sin mezclarlo con la conciliación del inventario.

Cuándo necesitas soporte técnico de la tienda

Si las diferencias vuelven después de cada sincronización, afectan a variantes o coinciden con una restauración, conviene revisar la conexión y el flujo de datos antes de repetir ajustes manuales. En el mantenimiento de PrestaShop valoramos estas incidencias y su alcance: algunas se resuelven dentro de las horas disponibles y otras requieren una intervención o desarrollo específico, presupuestado previamente.

Para empezar, indícanos la versión de la tienda, el sistema que actualiza el stock y dos o tres referencias afectadas. No envíes contraseñas ni exportaciones completas de clientes por el formulario. Con esa información podremos concretar qué revisar y quién debe participar.